Assistant(e) administratif(ve) - Mali

1.Organisation de réunions/ateliers

·Organiser des réunions/ateliers à l'intérieur et àl'extérieur du Mali ;

·Prendre des notes et rédiger des procès-verbauxpendant les réunions ;

·Organiser des ateliers internationaux, incluantl'hébergement, les déplacements, les interprètes, les paiements etcontribuer à l'élaboration des rapports ;

·Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses ;

·Organiser des conférences téléphoniques, distribuerdes invitations, etc. ;

·Contribuer à l'effort de l'équipe en obtenant desrésultats connexes selon les besoins.

2.   Administration et gestion de bureau :

·Réception, enregistrement etexpédition des courriers externes et des courriels afin d'en assurer la bonneclassification ;

·Accueillir et filtrer lesvisiteurs, réceptionner, enregistrer et expédier la correspondance externe etinterne ;

·Effectuer des tâchesadministratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, lareliure, la numérisation, etc. ;

·Gérer la petite caisse telleque l'argent liquide pour les ateliers ;

·Coordonner les procédures debureau ;

·Rédiger des lettres et descourriels pour le compte d'autres membres du personnel de bureau ;

·Aider à la préparation desrapports réguliers ;

·Assurer la liaison avec d'autresservices tels que le ICT, les finances et les achats.

3.Communication:

·avec le personnel duCIFOR-ICRAF et d'autres partenaires extérieurs pour ce qui est des rapports,des budgets et des réunions ;

·avec des contacts externes telsque les fournisseurs et les agences gouvernementales.

4.Contribuer à la gestion des budgets desprojets.

5.Logistique pour les missions de suivi etles différentes visites sur le terrain:

·Plan de voyage ;

·Préparation des ordres demission ;

·Les avances de voyage et lesrapports ;

·Ordres de mission du personnel ;

·Assurer la liaison avec lesagences de voyage et les compagnies aériennes pour obtenir les réservations(vols, hôtels et salles de conférence) et les billets, calculer les indemnitésjournalières et les nuitées d'hôtel, obtenir les visas et l'assurance pour levoyage de tous les visiteurs et du personnel lors des réunions et desséminaires ou des voyages avec des ordres de mission autorisés ;

·Assister et fournir desconseils pour les questions de visa.

Requirements

• Diplômeen études commerciales ou dans un domaine connexe ;
• Aumoins cinq ans d'expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion debureau ;
• Expériencedans l'environnement d'une ONG ou d'une organisation internationale.