Dirección1. Contexte et Justification :
L’équipe pays est chargée de promouvoir la coopération technique, stimuler l’intérêt et coordonner l’assistance pour le développement de la santé sur la base des stratégies globales et régionales, et des directives de l’OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion des informations sanitaires
Dans le cadre de l’ouverture d’un sous-bureau à Parakou, l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) envisage de disposer au sein de son équipe un(e) Assistant(e) Programme pour apporter un appui administratif aux différents programmes
2. Objectifs :
Le/la titulaire du poste s'acquitte des fonctions qui se rapportent à l’appui au Programme dans l’environnement GSM. Le/la titulaire du poste travaille sur la base des instructions générales, de sa propre expérience, suivant les politiques, procédures, règles et règlementations de l’Organisation, assure le bon fonctionnement dans l’équipe ou département. Le/la titulaire est invité à demander conseil pour les questions inhabituelles. La plupart du travail est contrôlé pour l’exactitude et la pertinence par le titulaire lui-même et par les Administrateurs de programme sur une base ad hoc pour l’atteinte des résultats et qualité en général, les correspondances sont visées par les Administrateurs de programme avant soumission au Représentant
3. Résultats attendus :
Plus précisément, le ou la titulaire du poste :
1) Initie les projets de correspondances sur orientation des Chefs de programmes; les finaliser conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;
2) Organise la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'activités dans le GSM / Oracle, les lettres d'invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ; aider à la préparation des documents ; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;
3) Analyse les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une action par les Chefs de programmes, en attirant leur attention sur des points importants. Planifier les réunions des Administrateurs de programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d'assurer une réponse rapide aux requêtes de l'OMS ;
4) Obtient les documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les Administrateurs de programmes, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropriés ;
5) Veille à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant
6) Utilise des outils de suivi appropriés, fait le suivi et veille à ce que les dates butoir et les échéances soient respectées, et que les correspondances et les requêtes soient analysées et traitées dans les meilleurs délais
7) Utilise le GSM pour préparer les demandes des voyages officiels des Administrateurs de programmes. Fait les réservations d’avion et d’hôtel, prépare les dossiers de voyage et traite d'autres questions connexes, sur demande ;
8) S’acquitte d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions.
4. Qualifications, expérience, compétences et langues :
Qualifications
Education :
• Essentielle : Diplôme d’études secondaires suivies d’une formation en Administration et Gestion
• Souhaitable : Diplôme universitaire du niveau BAC 2 en Administration et en Gestion et domaines connexes délivré par une université accréditée/reconnue
Expérience :
Essentielle :
• Au moins cinq (05) années d’expérience à un poste d’Assistant(e) exécutif(ve) et de Secrétariat dans des Organisations internationales ou privées reconnues.
Souhaitable :
• Expérience de travail similaire à l’OMS (postes d’appui administratif), au sein des autres Agences du Système des Nations Unies et/ou dans une organisation internationale est un atout
• Une expérience dans les systèmes basés sur ORACLE ou un autre système similaire à ERP est un atout
Compétences et connaissances fonctionnelles :
• Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
• Des compétences avérées en matière organisationnelle, tout comme une capacité à effectuer plusieurs tâches et à produire des résultats en travaillant sous pression.
Langues :
• Essentielle : Excellente connaissance du français
• Souhaitable : Connaissance pratique de l’anglais
Autres qualifications (exemple. TI)
• Connaissance avancée de MS Office et connexes (Word, Excel, PowerPoint, etc)
5. Supervision Technique :
Sous la supervision et les orientations de la Chargée des Opérations du bureau OMS Bénin, la responsabilité du chef du bureau de pays de l’OMS et en étroite collaboration avec les Consultants nationaux chargés des Urgences sanitaires (IHM), de la Vaccination et de la Surveillance, le (la) titulaire du poste fournit un appui administratif et facilite la mise en œuvre des activités pour le sous-bureau de l’OMS à Parakou couvrant les départements du Nord du Bénin (Borgou, Alibori, Atacora et Donga).
6. Lieu d’affectation :
Parakou/BENIN
7. Honoraires et budget (Coût de voyage exclu) :
Rémunération mensuelle :
- Devise : CFA/XOF
- Grade : G5-1/SNU
L'OMS applique une tolérance zéro à l'égard de toutes formes d’exploitation et d’abus sexuels, du harcèlement sexuel et tous types de conduite abusive (discrimination, abus d'autorité et harcèlement) et s'engage en faveur de la diversité
Additional Information (For HR use only):
• The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits and employs staff regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.
The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its workforce . Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) are strongly encouraged to apply.
Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonableaccommodation@who.int
• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of short-listed candidates.
• Please note that WHO’s contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at shws@who.int
