DirecciónFunctional Responsibilities
UNOPS requiere contratar un/a Auxiliar Administrativo quien bajo la supervisión primaria de el/la Gerente de Proyectos, realizará las actividades que se describen a continuación:
Registrar documentación entrante y saliente de proyectos; actualización del registro y distribución correspondiente, según corresponda.
Digitalizar los documentos del proyecto, denominados Mail-In y Mail-Out, en forma oportuna, segura y eficiente.
Apertura de archivos nuevos del proyecto según sea necesario, manteniéndolos debidamente identificados, almacenados y accesibles.
Apoyar al personal del proyecto con el fotocopiado / digitalización de los documentos, según lo soliciten.
Asistir en los procesos administrativos y logísticos para la gestión de viajes (tickets, DSA, TA, F10), talleres, capacitaciones, reuniones y otros eventos.
Asistir en el proceso de pagos en la herramienta ERP, compilar y revisar la documentación necesaria de sustento para los pagos relacionados a la administración de contratos de proyectos implementación y/o infraestructura.
Mantener una comunicación adecuada y fluida a nivel interno.
Apoyar el equipo de proyecto en la preparación logística y operativa de reuniones externas con diferentes asociados , presentaciones y/o misiones internacionales
Apoyo en la preparación (edición de forma, impresión) de los informes de proyectos de implementación y/o infraestructura , redacción de correspondencia de rutina. Otras tareas asignadas relacionadas al puesto por su supervisor.
Education/Experience/Language requirements
Se requiere estudios secundarios completos.
Estudios completos a Nivel Universitario y/o Técnico, de preferencia en secretariado, administración de empresas, Negocios Internacionales, Arquitectura, etc. o carreras afines será considerado valorable y podrá reemplazar algunos años (02) de experiencia.
Se requieren 03 años de experiencia (dependiendo el grado académico) en puestos similares brindando apoyo administrativo y/o financiero.
Se valorará experiencia en proyectos de infraestructura
Se requiere experiencia en manejo en paquetes Google
Se desea aportar experiencia con las políticas y procedimientos de UN / UNOPS relacionados con las reglas administrativas.
Se valorará positivamente la experiencia laboral en oficinas del Sistema de Naciones Unidas.
Idioma
- Se requiere el dominio del idioma español.
- Se valorará aportar conocimiento del idioma inglés.
