DirecciónDetails
Mission and objectives
UN-HABITAT SEN organization mission TBD
Context
ONU-Habitat accompagne les gouvernements et autorités publiques dans la définition, l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi de projets innovants visant à produire des villes plus sûres, résilientes, inclusives et durables. Le portefeuille actuel d'ONU-Habitat s'élargit au Sénégal, avec quelques projets déjà en œuvre et de nombreux à venir. L’agence déploie des projets rassemblant les unités sectorielles du siège et les équipes-pays à l’action plus transversale, mais aussi les acteurs publics et les acteurs du domaine privé, les ONG et les populations etc. L’agence soutient le Sénégal à plusieurs niveaux : - Au niveau local : ONU-Habitat porte des projets d’amélioration des bidonvilles, de planification participative pour la résilience urbaine avec l’outil CityRAP, de co-production des espaces publics avec les jeunes de la ville secondaire de Bargny grâce aux outils numériques ; - A l’échelle nationale : ONU-Habitat soutient le gouvernement Sénégalais dans l’élaboration de sa Politique Nationale d’Urbanisation, mais aussi dans l’élaboration d’une feuille de route pour un secteur du bâtiment et de la construction plus durable ; - A l’échelle sous-régionale : le Sénégal fait partie d’une part des sept (07) pays sélectionnés par ONU-Habitat dans l’élaboration de la Stratégie de Développement Spatiale pour le Sahel, soutenue par le PNUD, et d’autre part de l’initiative pour la mise en place d’un Centre d’Excellence pour l’Habitat pour l’espace de l’UEMOA. Pour la bonne mise en œuvre de ces projets, il sera nécessaire de mener de nombreuses procédures administratives liées au recrutement de consultants/fonctionnaires, à la contractualisation à la fois avec les diverses branches d’ONU-Habitat mais aussi avec des partenaires de mise en œuvre et autres autorités gouvernementales, ou encore liées au lancement, au suivi, au reporting et à la finalisation des processus financiers. Ainsi, le Bureau Régional pour l’Afrique (ROAf) recherche un.e assistant.e administratif(ve) en appui pour effectuer les tâches d’ordre administratif pour le compte du bureau pays du Sénégal.
Task description
Sous la supervision du Chef d’Agence pour le Sénégal ou de son représentant, l’assistant.e administratif(ve) est chargé.e d’initier, de suivre, de rapporter et de finaliser les procédures administratives et financières des projets en cours ou à venir et sera responsable des tâches suivantes : Gestion des ressources humaines • Prend connaissance des procédures et de l’organisation administrative d’ONU-Habitat et du Système des nations Unies au Sénégal ; • Initie, traite, surveille, examine et assure le suivi des actions liées à l'administration des activités de ressources humaines du bureau ; • Saisit, conserve et certifie les données administratives, les documents justifiant toute procédure, tout paiement, tout achat, les budgets des différents projets et du bureau de manière générale, etc. dans les systèmes d'information électroniques ; • Fournit des conseils et des orientations au personnel en ce qui concerne les procédures, processus et pratiques administratifs, en assurant la liaison avec les services administratifs centraux (ainsi que ceux du PNUD) si nécessaire ; • Maintient et examine les tableaux d'effectifs organisationnels ; imprime et examine les rapports UMOJA. Budget et Administration générale des Finances • Surveille l'état des dépenses et des allocations via UMOJA, enregistre les variations, met à jour les tableaux budgétaires ; • Consolide les données reçues et fournit un soutien au personnel de niveau supérieur en ce qui concerne les examens budgétaires des organes intergouvernementaux et d'experts pertinents ; • Examine l'état des dépenses pertinentes et compare avec le budget approuvé ; • Examine les demandes de biens et de services pour s'assurer (a) que les objets de dépense corrects ont été facturés et (b) la disponibilité des fonds ; • Aide à la préparation des soumissions de performance budgétaire ; • Prépare des tableaux statistiques et des rapports financiers standard. Administration générale • Prépare, traite et assure le suivi des arrangements administratifs et des formulaires liés aux voyages officiels du personnel ; • Rédige les correspondances pour le bureau sur la base des documents/informations fournies par l’équipe de programme ; • Tenir à jour les dossiers des règles, règlements, instructions administratives et autres documents connexes ; • Maintient à jour les fichiers des unités de travail (papier et électronique) ainsi que le suivi et recensement des biens appartenant au bureau d’ONU-Habitat pour le Sénégal ; • Coordonne étroitement avec les unités de service et communique fréquemment avec les membres de l'équipe interne, tant au siège que sur le terrain ; • Exécute d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins, par exemple, programme de voyage opérationnel ; surveiller les comptes et les paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l'espace physique du bureau ; identification des besoins en bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organise et coordonne les arrangements administratifs pour les séminaires, les conférences et les traductions. Administration des contrats • Aide à l'administration quotidienne des contrats entre ONU-Habitat et les sous-traitants externes pour les services externalisés ; • Revoit, amende et suit le respect des obligations spécifiées dans tout document juridique (conventions, letters of exchange, accords de coopération, etc.), recenser les dates clés de ces documents (entrée en vigueur, dates de paiement des tranches financières, date d’expiration, processus d’extension etc.) ; • Vérifie les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis par l'entrepreneur et approuvés par ONU-Habitat ; • Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements ; • Prépare et traite tous les formulaires et autorisations d’ONU-Habitat pour le personnel contractuel et de travail du bureau pays, y compris les laissez-passer, les badges d’identification des Nations Unies, les permis de stationnement de l'ONU, les badges magnétiques d'accès et les clés de porte.
